Chuyển đổi các kênh kèo nhà cái vụ hỗ trợ CNTT để trao quyền cho an ninh nội địa

Nghiên cứu trường hợp CACI

Tải xuống PDF

Tổng quan

Công việc từ xa, một khi phần lớn là một ngoại lệ, đã trở thành bình thường mới trong đại kênh kèo nhà cái covid-19, khiSố người làm việc từ nhà ba lần.Di chuyển công việc này đã tạo ra một sự thay đổi địa chấn trong môi trường công nghệ. Các kỹ sư và nhân viên hỗ trợ không còn có thể có mặt tại bàn đồng nghiệp của họ để giải quyết vấn đề và khối lượng hỗ trợ kỹ thuậtVé và cuộc gọi nhanh chóng tăng lên.

Bộ An ninh Nội địa (DHS) cũng không ngoại lệ trong thời gian này. Trong khi nhiều nhân viên đã được phân tán về mặt địa lý trước đại kênh kèo nhà cái, nhiều người khác được yêu cầu làm việc từ xa để tiếp tục công việc quan trọng của họ trong khi giữ an toàn cho bản thân và khách hàng của họ. Khi nó phát sinh phát sinh - thường vào thời điểm ít được mong đợi nhất - các kênh kèo nhà cái vụ bàn không còn là một lựa chọn nữa.

DHS được trang bị tốt để giải quyết việc chuyển đổi môi trường làm việc này thông qua các kênh kèo nhà cái vụ hỗ trợ bàn CACI, cung cấp nhiều khả năng CNTT cho hơn 18.000 nhân viên, chủ yếu là những người phục vụ nhiệm vụ của trụ sở DHS. 

“We run the gamut of customer-facing services such as call center, service desk, and field support services all the way up to network engineering, cyber, and cloud services – it’s a broad scope and our technicians and engineers ensure operational excellence at every touchpoint possible,” said Jhon Pak, CACI program manager. “No matter the time or location, we meet the DHS national security mission by providing support services for all their technologies.”

18.000+ 
Người dùng

150,000 
Bàn kênh kèo nhà cái vụ gọi hàng năm

240 
Vị trí trên toàn cầu

Thử thách

Đáp ứng nhiệm vụ với lực lượng lao động đang phát triển

Chương trình kênh kèo nhà cái vụ Hỗ trợ Desktop (DSS) 2.0 cung cấp các kênh kèo nhà cái vụ CNTT chung và hỗ trợ cho nhân viên DHS. Khi lực lượng lao động đã phát triển, thì phạm vi công việc của DSS cũng vậy, đòi hỏi các kênh kèo nhà cái vụ CNTT mạnh mẽ, đáng tin cậy và hiệu quả hơn. Lãnh đạo DHS cần tăng cường nhận thức tình huống về hiệu suất của đội và nhiệm vụ. Người dùng cuối thiếu khả năng hiển thị trong các báo cáo trạng thái vấn đề CNTT, tạo thời gian trễ kênh kèo nhà cái vụ dài hơn và hiệu quả làm tê liệt. Mô hình hỗ trợ kênh kèo nhà cái vụ hiện tại là không đủ để giải quyết những thách thức này và một hệ thống mới là cần thiết để giảm chi phí hoạt động, cải thiện bảo mật và mang lại sự hài lòng của người dùng cuối tốt hơn.

Đây không phải là kỳ công dễ dàng. DSS phải đối mặt với việc tồn đọng quá mức hơn 6.000 vé chưa được thực hiện và trung bình hơn 3.000 email mỗi tuần. Người dùng thất vọng vẫn giữ các cuộc gọi bàn kênh kèo nhà cái vụ bị loại bỏ thường xuyên trong khi kiệt sức, làm việc quá sức, các kỹ thuật viên CNTT đã giải quyết vấn đề càng nhanh càng tốt.

Jhon Pak, Phó chủ tịch CACI, Enterprise IT

Hồi Hệ thống di sản đã cản trở khả năng của chúng tôi để hỗ trợ DHS và nhu cầu của nó để hiện đại hóa. Khi bạn có một lực lượng lao động lan rộng và rộng như thế này, làm thế nào để công nghệ hỗ trợ môi trường này?

Jhon Pak
CACI, Trình quản lý chương trình

Kết quả

Xây dựng niềm tin với người dùng cuối thông qua các hệ thống tự trợ giúp

Đáp lại, CACI đã xây dựng một hệ thống dựa trên ServiceNow mới, cho phép nhóm DSS thực hiện phương pháp hỗ trợ và leo thang nhiều cấp, bao gồm hệ thống tự giúp đỡ cấp 0. Cách tiếp cận này làm giảm nhu cầu về kỹ thuật viên bàn và cải thiện khả năng tự túc của người dùng trong khi ưu tiên các vấn đề khó khăn hơn đối với các kỹ thuật viên.

Cổng thông tin tự giúp đỡ người dùng cuối DHS tự làm quen với phần cứng và phần mềm quan trọng của nhiệm vụ mà không cần gửi vé hoặc gọi cho nó. Ngoài ra, người dùng cuối có thể sử dụng các nhóm Microsoft để được đào tạo và hợp tác hiệu quả. Khi người dùng cần gửi vé, cổng thông tin ServiceNow cho phép khả năng hiển thị và truy xuất nguồn gốc, giúp người dùng kiểm tra trạng thái vé hoặc hủy bỏ chúng nếu họ giải quyết vấn đề một cách độc lập.

Bằng cách trao quyền cho người dùng cuối, nhân viên DHS tin tưởng các kỹ thuật viên kênh kèo nhà cái vụ CACI, để giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều này cho phép các kỹ thuật viên CACI khởi động các giải pháp sáng tạo và các quy trình hợp lý hóa giúp tăng sự hài lòng của khách hàng và tiết kiệm thời gian và tiền bạc của DHS.

Kể từ khi triển khai hệ thống Cấp 0, trung bình ít hơn 40% email được gửi mỗi tuần đến bàn trợ giúp và sử dụng cổng thông tin tự phục vụ tăng hơn 25%. Vé tồn đọng đã giảm từ 6.000 vé xuống 500 trong khi vẫn duy trì thỏa thuận cấp kênh kèo nhà cái vụ vượt quá 98%. Các cuộc gọi đã được giảm 63% ít thường xuyên hơn và các kỹ thuật viên đã giải quyết các vấn đề nhanh hơn 73%.

Giá trị nền tảng này đã được đón nhận khi bắt đầu đại kênh kèo nhà cái, khi một nhóm gồm 40 nhân viên DHS phải chuyển từ làm việc tại chỗ để điều khiển từ xa trong vài ngày. Nhóm đã không phải đối mặt với bất kỳ sự gián đoạn nhiệm vụ nào nhờ triển khai hệ thống Cấp 0 trước đây của chúng tôi cùng với mức độ nhân viên tăng đột biến.

Hồi Khi Covid Hit, chúng tôi đã sẵn sàng vì khả năng tự giúp đỡ của chúng tôi đã mang lại sức mạnh cho người dùng cuối, ông Pak Pak nói.

40% 
Giảm email

73% 
Tăng độ phân giải vấn đề

Tương lai

Nhiều hơn một bàn kênh kèo nhà cái vụ

Chương trình DSS đã vượt xa phạm vi bàn kênh kèo nhà cái vụ của mình, hiện đang hỗ trợ phát triển phần mềm, kỹ thuật mạng, kỹ thuật hệ thống, di chuyển đám mây và an ninh mạng.

Hồi Chúng tôi có thể làm bất cứ điều gì mà chính phủ mơ ước. Yêu cầu duy nhất chúng tôi có bây giờ là những gì các bên liên quan muốn. Nó khá mở rộng so với sự khởi đầu khiêm tốn của nó

Công việc sau đại học, lai và từ xa vẫn còn phổ biến, và như vậy, các cơ quan khác tìm đến DSS 2.0 như một mô hình phát triển niềm tin với người dùng cuối để thực hiện các kênh kèo nhà cái vụ hỗ trợ hiện đại, có thể mở rộng, có thể mở rộng.

“End users want to feel confident they can do their jobs without a technician figuratively on standby for whenever they need to do basic troubleshooting,” Pak said. “That confidence then provides our experts the capacity to tackle the complex problems only they can solve.”

Tiềm năng của bạn là vô hạn.
Chúng ta cũng vậy.